Listamos neste artigo as configurações, funcionalidades e recursos disponíveis no Gcontábil, incluindo o envio automático de documentos fiscais, integração com a contabilidade, gerenciamento de usuários e utilização do painel web.
Introdução ao módulo
O Gcontábil é uma solução desenvolvida para automatizar o compartilhamento de documentos fiscais entre a empresa e a contabilidade. Por meio dele, arquivos XML, documentos fiscais eletrônicos, arquivos fiscais (EFD ICMS IPI, EFD Contribuições e SINTEGRA) e relatórios podem ser enviados automaticamente para um ambiente em nuvem, permitindo que clientes e contadores acessem essas informações de forma centralizada e segura.
Além do envio automático dos documentos, o painel web disponibiliza consultas, downloads, indicadores, gerenciamento de usuários e integração com outros sistemas contábeis, como a API Onvio da Domínio.
Assista ao vídeo “Gcontábil – Visão geral” e conheça os principais recursos e benefícios desta ferramenta.
Como configurar o Gcontábil
Antes de utilizar o painel web e os recursos do Gcontábil, é necessário realizar as configurações iniciais no sistema Gdoor.
Primeiro acesso
No sistema Gdoor, clique no menu “Gcontábil”, localizado na barra lateral esquerda.
Cadastro de usuários
Acessando a aba “Usuários”, no primeiro acesso, e confirmando o “cadastro de um usuário no Gcontábil, será solicitado o cadastro do usuário administrador.
Informe os dados:
- Nome do usuário administrador.
- E-mail.
Clique em “Realizar cadastro”.
Um e-mail será enviado para confirmação do cadastro. Somente após a confirmação será possível acessar o ambiente web do Gcontábil.
Configurar o envio de relatórios
Para configurar o envio automático dos relatórios emitidos pelo sistema Gdoor, acesse a aba “Relatórios” e clique em “Configurar envio de relatórios”.
Selecione quais relatórios serão enviados juntamente com os arquivos fiscais.
Configurar o envio dos arquivos fiscais
O envio automático dos arquivos fiscais depende de uma configuração inicial.
Acesse o menu “Arquivos fiscais” no sistema Gdoor.
Clique em “Configurar” e defina as informações:
- Tipo de arquivo: escolha quais arquivos serão enviados automaticamente ao Gcontábil.
- SINTEGRA;
- EFD ICMS IPI (SPED);
- EFD Contribuições (SPED Contribuições).
- Dia do evento: informe o dia em que o sistema deverá realizar o envio automático.
Marque a opção “Ativar configuração” e clique em “Salvar configuração”.
Gerenciador Gcontábil
Verifique se o ícone do Gerenciador Gcontábil está sendo exibido próximo ao relógio do Windows, pois ele é responsável pelos envios automáticos.
Caso o gerenciador não esteja em execução, acesse novamente o menu Gcontábil no sistema Gdoor para inicializá-lo.
Quando chegar o dia configurado para envio dos arquivos fiscais, ao abrir o sistema Gdoor será apresentada uma mensagem informando que existem arquivos prontos para envio. Clique em “Sim” para iniciar o envio automático.
O sistema enviará os documentos configurados para o ambiente do Gcontábil, onde ficarão disponíveis para consulta tanto pela empresa quanto pela contabilidade.
Envio de arquivos pendentes
Caso algum documento não tenha sido transmitido corretamente, é possível consultar e reenviar os arquivos pendentes acessando o Gerenciador Gcontábil.
Utilize os filtros disponíveis:
- Tipo de documento: escolha entre documentos emitidos, notas de entrada, arquivos fiscais ou relatórios.
- Mês/Ano: define o período em que esses arquivos foram enviados.
- Situação do envio: selecione mostrar todos os arquivos, somente os que ocorreu alguma falha ou os arquivos que estão pendente de envio.
Após aplicar o filtro de acordo com as opções, verifique o status e se necessário clique em “Enviar pendentes.
O sistema realizará uma nova tentativa de transmissão somente dos documentos selecionados.
Envio manual dos arquivos fiscais
Também é possível enviar arquivos fiscais manualmente. No menu “Arquivos fiscais” no Gdoor, configure um diretório de destino no computador e gere o arquivo.
No Gerenciador Gcontábil, clique em “Envio Manual” e em “Selecionar arquivo”.
Localize o arquivo salvo no computador, selecione e clique em “Abrir”.
Após concluir todas as configurações anteriores, acesse o painel web do Gcontábil pelo endereço https://contabil.gdoor.com.br informando as credenciais cadastradas durante o primeiro acesso para entrar no sistema.
Painel Gcontábil – Dashboard
Ao acessar o Gcontábil, a tela inicial exibida será o Dashboard, responsável por apresentar um resumo das movimentações fiscais da empresa no período selecionado.
Nesta tela é possível acompanhar indicadores quantitativos e financeiros referentes aos documentos fiscais enviados ao Gcontábil, facilitando a análise das operações da empresa e o acompanhamento pela contabilidade.
Filtros
Antes de consultar as informações, utilize os filtros disponíveis no topo da tela.
- Ambiente: permite alternar entre os documentos emitidos em Produção e Homologação.
- Produção: apresenta os documentos fiscais emitidos oficialmente.
- Homologação: apresenta documentos gerados apenas para testes.
- Empresa: selecione a empresa cujas informações serão apresentadas.
As empresas disponíveis dependem das permissões concedidas ao usuário. Contadores visualizam apenas as empresas liberadas para seu acesso.
- Período: informe a data inicial e final utilizada para a consulta dos documentos.
- Filtrar por: define como os documentos serão agrupados na apresentação das informações. As opções disponíveis são:
- Tipo de operação (Entrada ou Saída);
- Natureza de operação.
Após definir os filtros, os gráficos serão atualizados automaticamente.
Gráficos e informações exibidas
A tela exibe cinco seções principais de gráficos:
- Quantidade de documentos emitidos no período: exibe um gráfico de pizza com a quantidade total de documentos fiscais emitidos no período selecionado, diferenciando NFe (verde escuro) e NFCe (azul petróleo). Mostra ainda o total combinado de documentos.
- NF-e: exibe um gráfico de pizza com os dados de NF-e entrada e NF-e saída. Mostra ainda o valor total dos documentos.
- NF-e Entrada: exibe um gráfico de pizza com os dados das notas emitidas e canceladas. Mostra ainda o valor total das notas emitidas.
- NF-e Saída: exibe um gráfico de pizza com os dados das notas emitidas e canceladas. Mostra ainda o valor total das notas emitidas.
- NFC-e: exibe um gráfico de pizza com os dados das notas emitidas e canceladas. Mostra ainda o valor total das notas emitidas.
- NF Compras: mostra a quantidade e o valor total das notas fiscais de compra recebidas no período.
Menu lateral
O menu lateral à esquerda da tela facilita o acesso às principais funcionalidades do Gcontábil.
Documentos
Agrupa todas as opções relacionadas aos documentos fiscais utilizados na contabilidade e escrituração:
NF-e
Todas as notas podem ser visualizadas e subdividas conforme o status (autorizadas, inutilizadas ou canceladas).
Para baixar os arquivos XML do período selecionado, clique no botão: “Download de XMLs”. Todos os arquivos serão baixados de uma vez só em um arquivo compactado. Bara baixar apenas um arquivo, clique nos “três pontinhos” na lateral direita e selecione fazer o download.
Filtros
Nos menus “NF-e”, “NFC-e” e “NF Compras”, na lateral direita do cabeçalho está localizado o botão do filtro para facilitar a busca das notas.
As opções de filtro disponíveis são:
- Status: marque quais situações de documentos devem ser incluídas na consulta.
- Data inicial e data final: informe o intervalo de dias a ser considerado na pesquisa.
- Chave: permite buscar uma nota específica informando sua chave de acesso completa.
- Nome do cliente: localiza os documentos emitidos para um determinado cliente, com base no nome informado.
- Número: consulta pelo número da nota fiscal.
- Série: separa as notas de acordo com a série de emissão.
- CNPJ/CPF do cliente: consulta exata por CNPJ ou CPF.
- Valor mínimo e valor máximo: filtra documentos dentro de um intervalo de valores totais.
Após preencher os campos desejados, clique em “Filtrar”.
NFC-e
Tela semelhante a NF-e, destinada às Notas Fiscais de Consumidor Eletrônicas emitidas. Permite a consulta e localização por filtros como no menu NF-e e download dos arquivos XML.
NF Compras
Com a tela semelhante a NF-e e NFC-e, todas as notas de compras lançadas no sistema também são enviadas de forma automática para o Gcontábil. Neste menu é possível realizar a consulta e localização por filtros como no menu NF-e e NFC-e e realizar o download dos arquivos XML.
SPED Fiscal
A apresentação do arquivo SPED Fiscal é mensal e esses arquivos também são enviados de forma automática, após a configuração no GDOOR.
SPED Contribuições
Assim como o SPED Fiscal, o SPED Contribuições também deve ser gerado de forma mensal. Neste caso, todas as empresas do lucro real e presumido precisam emitir esses arquivos, que também são enviados para o Gcontábil de uma forma simples e automática após a configuração no Gdoor. A tela é semelhante a tela do SPED Fiscal.
Sintegra
Com a tela semelhante às telas de SPED Fiscal e SPED Contribuições, o Sintegra (Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços) será gerado automaticamente para o Gcontábil após a configuração no Gdoor.
Relatórios
No menu “Relatórios” permite visualizar, baixar e imprimir os relatórios emitidos pelo Gdoor durante a data selecionada.
Os relatórios serão enviados automaticamente para o assim que os arquivos fiscais forem gerados.
Configurações
Na seção “Configurações”, temos os menus “Usuários” e “Empresa”.
Usuários
Uma listagem com todos os usuários cadastrados será apresentada. Para cadastrar um novo usuário, basta clicar no botão com ícone de adição, localizado no canto inferior direito da página. Em seguida, insira o e-mail e preencha os dados solicitados, como nome, confirmação de e-mail e perfil.
Podemos escolher entre quatro opções disponíveis para o “Perfil”:
- Administrador: tem acesso a todos os dados e pode cadastrar os usuários, como contador administrador e contador;
- Usuário: permissão apenas para visualizar e fazer download das informações;
- Contador administrador: cadastra todos os contadores e libera as empresas para que eles possam ter acesso;
- Contador: tem acesso somente às empresas liberadas pelo contador administrador, podendo visualizar e fazer download dos arquivos.
Será enviado um e-mail para o e-mail cadastrado. Assim que realizar a confirmação do cadastro, o status do usuário já aparecerá como confirmado.
Empresa
No campo “Empresa”, é possível visualizar algumas informações referentes à empresa selecionada no cabeçalho. Esses dados são importados diretamente da habilitação e não podem ser editados.
Usuário
Na seção “Usuário”, estão disponíveis os menus “Perfil” e “Sair”.
Perfil
Mostra o nome e e-mail do usuário. Ao clicar no botão de edição, localizado no canto inferior direito, é possível alterar o nome e, caso necessário, a senha.
Sair
Realiza o logout da conta e retorna à tela de login.
Vídeo – Gcontábil – Painel do contador
Acompanhe o vídeo com a explicação completa do módulo Gcontábil.
