Listamos aqui os procedimentos para cadastrar as taxas de cartões de crédito e débito, para o controle das contas a receber lançadas com estas formas de pagamento.
Introdução ao módulo
Esta funcionalidade permite que as empresas que trabalham com cartões de crédito e débito, tenham controle dos recebimentos e valores descontados devido a cobrança das taxas nas vendas dos cartões. Sendo possível também efetuar a baixa das vendas nos cartões por meio da importação dos arquivos de retorno da operadora do cartão.
Disponível nas soluções Gpro e Gmicro.
Cadastro do banco
Para que as vendas realizadas no cartão movimentem diretamente uma conta bancária, é necessário cadastrar a conta no módulo “bancos”. Após efetuar o cadastro do banco, informe este banco como “portador” no cadastro das operadoras de cartão. Clique aqui para mais detalhes sobre o cadastro do banco.
O cadastro do portador não é uma informação obrigatória para o cadastro das taxas de cartão, portanto, caso não queira controlar as informações bancárias no sistema, desconsidere esta etapa.
Cadastro das taxas de cartões
As taxas de cartões podem ser diferentes de uma operadora para outra, para o tipo de operação e até mesmo por bandeiras. No Gdoor é possível cadastrar essas informações de forma simples e individual.
Para cadastrar as taxas, acesse o módulo “bancos” no Gdoor.
Clique no botão “taxas de cartão” no lado esquerdo superior da tela.
O cadastro das taxas de cartão também está disponível no Gdoor em “configurações” > “taxas de cartão”.
Em seguida clique no botão “novo”.
Na tela apresentada, efetue os cadastros dos campos solicitados.
Operadora de cartão
Inicialmente precisamos cadastrar a operadora de cartão ou administradora do cartão.
Devem ser informados os seguintes campos:
- Cód. estabelecimento: código da administradora de cartão;
- Descrição: descrição da administradora de cartão;
- CNPJ: CNPJ da administradora de cartão;
- Ativo: mantenha a opção marcada para deixar o cadastro ativo.
Em caso de dúvidas no preenchimento dos campos acima, consulte o arquivo com as informações das operadoras de cartão. Basta clicar no botão ? ao lado do campo “cód. estabelecimento”, seguido de “sim” para efetuar o download da especificação técnica.
Localize a operadora desejada na página “291” do arquivo.
Copie a informação da coluna “código” e informe no sistema como “cód. estabelecimento”.
Esta informação é utilizada para o MFE no estado do Ceará. Para outros estados não é necessário informar.
Se a operadora do cartão estiver cadastrada como cliente no Gdoor, selecione nesta tela.
Caso esteja efetuando um novo cadastro de operadora, clique no botão com … ao lado do campo “CNPJ” seguido de “cadastrar (ins)”.
Insira o CNPJ da operadora de cartão que está efetuando o cadastro (pode ser copiado na página 291 do arquivo de especificação técnica), e clique na “patinha”.
A busca pelos dados da empresa é automática, ao retornar a informação de “empresa localizada”, clique no botão “importar”.
Clique em “salvar”.
Seguido de “confirmar” para finalizar o cadastro da operadora de cartão.
Taxas
As taxas são percentuais ou valores que as operadoras de cartão cobram por operação de venda. Elas podem ser diferentes por bandeira de cartão, e por operações de crédito e débito.
- Bandeira: o cadastro da taxa deve ser efetuado conforme a operação e a bandeira. Caso não exista diferença de taxa entre as bandeiras, ela pode ser cadastrada “em branco” (conforme orientação ao clicar no botão ? acima do campo “bandeira”).
Caso a bandeira utilizada não esteja disponível na listagem, clique no botão + ao lado do campo bandeira, seguido de “novo” e informe os dados da bandeira. Nesta tela também é possível apagar bandeiras não utilizadas.
Para incluir a logomarca da bandeira, dê um duplo clique sobre a bandeira cadastrada, seguido de “editar“. Clique na imagem ao lado do campo da logomarca e selecione a imagem desejada. Após selecionar clique em “salvar”.
- Tipo de operação: de acordo com o tipo de operação informado, será possível informar o número de parcelas.
- Taxa % a.m: informe o percentual cobrado pela operadora de cartão para a operação selecionada.
- Intervalo de dias: informe o número de dias para o recebimento da parcela.
- Valor para operação: informe o valor cobrado por operação pela operadora de cartão.
- Portador: informe a conta do banco onde deseja que os valores gerados das parcelas sejam movimentados.
- Antecipação: quando a empresa trabalha com a antecipação, será criada apenas uma parcela com os dados informados.
Fique atento ao fazer o cadastro com a antecipação. Deve-se informar corretamente a quantidade de parcelas e o total da taxa que será descontado (esta opção aparecerá somente para crédito parcelado pela administradora ou crédito parcelado pela loja).
- Parcelas: defina um número mínimo e máximo de parcelas (opção aparecerá somente para crédito parcelado pela administradora ou crédito parcelado pela loja).
- Plano de contas para recebimento: informe um plano de contas, para relatórios de valores movimentados em vendas de cartão.
- Plano de contas para taxas: informe um plano de contas, para relatórios de valores movimentados em relação aos valores pagos para as operadoras de cartão.
- Centro de custos para recebimento: informe um centro de custo, para relatórios de valores movimentados nas vendas para determinado setor ou caixa.
- Centro de custos para taxas: informe um centro de custo, para relatórios de valores movimentados setorialmente nos pagamentos das taxas de cartão.
Após informar todos os campos, clique no botão “incluir taxa”.
Digite os dados de todas as taxas que sua operadora de cartão disponibiliza, sempre clicando no botão “incluir taxa” ao final da digitação dos dados.
Após cadastrar todas as taxas de cartão, clique no botão “salvar” para finalizar.
Caso algum valor seja gravado de maneira incorreta, na tela do cadastro de taxas é possível ajustar algumas das informações após a gravação. Selecionamos abaixo os campos que permitem alterações:
Venda com POS
A máquina de cartão POS não é interligada ao computador. Neste caso, é necessário fazer a venda e inserir manualmente os dados do comprovante da venda no cartão de crédito/débito, quando solicitados.
Na finalização da venda, informe o valor na forma de pagamento de cartão de débito/crédito.
Na tela apresentada, digite os dados contidos no comprovante da venda.
Abaixo temos um exemplo de um comprovante de venda, identificando as informações para a digitação de cada campo no sistema.
O NSU (Número Sequencial Único) é gerado para identificar a transação. Dependendo da operadora/administradora de cartão, ele pode ser apresentado no comprovante como NSU, CV, DOC, entre outros.
O NSU e Nº de Autorização devem ser informados em toda e qualquer venda para que possa dar baixa nas contas a receber por meio do arquivo de retorno da operadora de cartão.
Caso o pagamento seja feito em mais de um cartão, informe os dados de cada um, sempre adicionando a tela de pagamento. Após inserir todos os dados, clique no botão “adicionar (ctrl+s)” e “confirmar (F11)”.
Veja abaixo um exemplo da mesma tela, apresentada na finalização da venda em uma nota fiscal.
Venda com TEF
As vendas efetuadas por meio do TEF (Transferência Eletrônica de Fundos) geram os dados de movimentação do cartão automaticamente nas transações.
A utilização do TEF está disponível no módulo PDV (NFC-e, ECF, SAT e MFE).
Acesse as “configurações” no módulo PDV, seguido da opção “TEF” e selecione a operadora de cartão cadastrada anteriormente, nas taxas de cartão.
Na finalização da venda, informe o valor na forma de pagamento cartão de débito/crédito.
Atenção: é possível que o TEF utilizado apresente alguma diferença em relação ao que é apresentado neste tutorial, porém basta fazer o processo da finalização da venda para que o sistema registre as informações.
Na tela apresentada, confirme a operação do TEF com a bandeira.
Selecione o tipo de operação desejada.
Informe o número de parcelas.
Ao finalizar a venda, a movimentação do cartão é registrada, sem necessidade de digitar nenhum dado, para que ocorra a baixa das contas a receber por meio do arquivo de retorno da operadora de cartão.
Movimentação dos cartões
Todas as vendas realizadas nas formas de pagamento cartão de crédito/débito serão registradas nas “movimentações de cartão”.
No Gdoor, acesse o módulo “bancos”.
Na parte superior da janela, clique na opção “movimentações de cartão”.
Será apresentada a listagem com todas as vendas, permitindo filtrar por data das vendas.
Quando for realizada uma venda, com alguma operação que não está cadastrada nas taxas, ela será apresentada em uma linha na cor branca.
Para fazer o recebimento por meio do arquivo de retorno da operadora de cartão, será necessário vincular uma taxa a essas vendas.
No lado esquerdo da tela, selecione a venda que precisa vincular e clique no botão “vincular taxa”.
Selecione a taxa correspondente à venda e confira na tela todos os detalhes do cadastro da taxa.
Caso não localize uma taxa correspondente, clique no sinal “+” ao lado direito do campo da seleção da taxa e cadastre-a.
Repita o procedimento em todas as vendas que são apresentadas “sem vínculo” e que ainda não geraram contas a receber.
Quando a listagem estiver com todas as informações, as linhas do grid estarão na cor verde. Selecionando uma conta, na parte inferior da janela, pode ser observado as contas a receber que foram geradas.
Importação do arquivo de retorno para a quitação das contas a receber
Orientamos entrar em contato com a operadora do cartão para verificar como ter acesso ao arquivo de retorno.
Com o arquivo baixado em seu computador, acesse o módulo “receber”.
Clique no botão “extrato cartão”.
Uma janela será aberta com as informações necessárias para a importação do arquivo e quitação das contas. Informe o “delimitador“, que é utilizado para separar as informações contidas no arquivo. Normalmente é utilizado uma vírgula ou ponto e vírgula. Em caso de dúvidas, abra o arquivo com o bloco de notas e confira qual é o separador.
Clique no botão com “três pontos” ao lado direito do campo delimitador para localizar o arquivo de retorno no computador.
Após importar o arquivo, efetue o cruzamento das informações vinculando o nome do campo existente no sistema com o nome recebido no arquivo.
Conforme o exemplo abaixo, no sistema, o nome do campo “cód. autorização” corresponde a informação “authorization ID” recebida no arquivo.
Clicando no botão “selecionar colunas”, é possível selecionar apenas os campos existentes no arquivo de retorno, descartando o preenchimento de informações não recebidas.
Após a leitura, confira se os dados estão corretos. A legenda mostra que:
- Linhas na cor verde: as contas foram encontradas no arquivo de retorno.
- Linhas na cor branca: não foram localizadas.
- Informações na cor vermelha: correspondem a divergências entre o valor da conta no sistema e o valor recebido no arquivo.
Após conferir e efetuar os ajustes necessários, finalize a importação.
Será solicitada a confirmação para baixa dos documentos localizados no arquivo.
Em seguida, será apresentada a quantidade de contas baixadas e valor total.
Na listagem das contas a receber, os documentos baixados serão apresentados como recebidos.
Registro do pagamento da taxa de cartão
Quando realizada a importação do arquivo de retorno da operadora de cartão no módulo receber para a baixa das contas, automaticamente será criado um registro de conta paga no módulo pagar do Gdoor. Acompanhe o exemplo:
O valor da venda efetuada foi de R$ 122,40.
A movimentação do cartão registrou:
- Valor da venda: R$ 122,40
- Vínculo com taxa (desconto): 2,73%
- Valor descontado da taxa em reais: R$ 3,34
- Valor líquido a receber: R$ 119,06
No módulo “receber“, foi registrado o valor da parcela de R$ 119,06.
No módulo “pagar”, o registro do pagamento da taxa foi criado automaticamente, no valor de R$ 3,34.
Desta forma, você tem como saber quanto é descontado do valor recebido nas operações de cartão realizadas na empresa.
Relatórios
Para conferir as informações das contas e valores das vendas com a forma de pagamento cartão, disponibilizamos alguns relatórios.
Acesse o módulo relatórios no Gdoor.
No menu “financeiro“, clique em “contas a receber“, seguido de “relatório de contas a receber – cartão“.
Também no menu “financeiro“, clique em “bancos“, seguido de “movimentação cartão“.
