Listamos neste tópico como utilizar o pré-venda, um módulo auxiliar de vendas que pode ser importado para os cupons fiscais, no módulo frente de caixa.
Introdução ao módulo
É utilizado para atender as necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF, mas não é permitida a impressão de um documento em impressora, seja fiscal ou não fiscal. Se ao emitir a Redução Z, o sistema encontrar pré-vendas abertas há mais de 24 horas, todas serão importadas para cupons fiscais e estas serão canceladas.
O módulo pré-venda não poderá funcionar no computador que tiver o módulo frente de caixa ativo, somente nos demais terminais.
Ficha de lançamento
Para abrir uma nova pré-venda, pressione F2 ou clique no botão novo (F2) na tela principal do sistema, e abrirá a tela de lançamentos das pré-vendas.
A ficha de lançamento de pré-venda está separada em 3 partes distintas:
Cabeçalho
No cabeçalho são informados os dados principais do documento como o nome do cliente, vendedor e ficha.
Cliente
A pré-venda permite que um cliente, já cadastrado, seja selecionado no momento de lançar o documento, ou ainda, possibilita que um cliente que não está cadastrado no banco de dados seja informado. O comando para chamar a tela de seleção ou indicação do cliente é F7, ou clicando no botão cliente (F7). Abaixo, exemplo de tela de seleção do cliente e suas funções.
Na tela de consulta de clientes existem diversas informações e opções.
Para efetuar a consulta de cliente, basta informar o nome do cliente, CNPJ ou código no 1º campo da tela e após apertar a tecla ENTER.
Logo abaixo aparecerão as informações:
- Código: código do cliente consultado;
- CPF/CNPJ: CPF ou CNPJ do cliente consultado;
- Nome: nome do cliente consultado.
Cadastrar (Ins): nesta tela também é possível efetuar o cadastro de um novo cliente, o qual poderá ser utilizado posteriormente nos demais módulos do sistema.
Para cadastrar um novo cliente, basta utilizar o botão cadastrar (Ins).
Ao clicar no botão cadastrar apresentará a seguinte tela, com os campos para preenchimento:
Após o preenchimento, basta clicar em salvar ou utilizar a tecla de atalho “F3” para gravar as informações cadastradas.
Confirmar: após consultar o cliente, caso deseje utilizá-lo para lançar em uma nova pré-venda, basta clicar no botão confirmar que o sistema automaticamente utilizará o mesmo para abertura da nova venda.
Cancelar: caso deseje cancelar o procedimento, basta clicar no botão cancelar.
Vendedor
Campo utilizado para escolha do vendedor que atendeu a venda do documento em questão.
Ficha: campo utilizado para informar o número da ficha na pré-venda. Esta informação é utilizada apenas como controle interno.
Nº do documento: campo onde é informado o número do documento salvo. Esta informação é gerada automaticamente pelo sistema.
Nº da pré-venda: este campo é alimentado automaticamente pelo sistema, porém só gerará uma numeração após ter sido informado algum produto/serviço dentro do pré-venda.
Inclusão de itens na pré-venda
Para incluir um item na pré-venda existem diversas maneiras. Uma delas é usar o espaço no canto esquerdo superior da tela, informando o código interno ou código de barras do produto. Quando é inserida uma informação numérica, o sistema buscará por esta tela e inserirá o item instantaneamente. No entanto, se letras forem informadas será aberta a tela de produtos.
Na parte superior ao espaço para inclusão de itens, há uma pequena legenda mostrando alguns comandos que podem ser executados ao vender o item, são eles:
[Insert=Quantidade]: Insert é a tecla para acionar a alteração de quantidade ao lançar o item. Precisa ser pressionada antes de lançar o item. Sendo assim, para lançar um item com quantidade maior do que 1 (um), pressione Insert informe a quantidade, depois informe o item.
Na tela abaixo, a quantidade pode ser informada digitando o número no campo, pressionando os botões para adição e subtração nos lados do campo ou pressionando as teclas ‘+’ e ‘-‘ no teclado.
[Home=Preço]: para conceder descontos ou aplicar acréscimos ao valor do item, antes de informar o produto, pressione a tecla Home. Neste caso, como o sistema precisa saber o preço do produto para aumentar ou diminuir o preço, depois de pressionar a tecla Home, informe o item, então o sistema apresentará a imagem ao lado para alteração de preços.
Nesta tela, para alterar o valor é necessário definir o tipo de alteração que será aplicado no valor unitário.
Ao abrir a tela, é trazido por padrão a alteração no valor final, assim, o valor informado no campo da alteração será considerado o como o valor unitário de venda.
Caso queira que o sistema calcule o valor final informando o desconto, clique no botão “– desconto” ou pressione a tecla do sinal de subtração (-) no seu teclado. Ainda é possível determinar se o desconto será concedido em valor ou percentual, alternando entre as duas opções, clicando nos botões que serão mostrados na direita, ou pressionando as teclas ‘$’ (Shift + 4) e ‘%’ (Shift + 5).
Se quiser aplicar um acréscimo, basta clicar no botão “+ acréscimo” ou pressionar a tecla de adição (+) no seu teclado. Assim como no desconto, é possível escolher o tipo de acréscimo, em valor ou percentual.
[Del=Cancela item]: para excluir o item selecionado na lista de itens vendidos, basta pressionar a tecla Delete ou Del. É possível percorrer entre os itens da lista pressionando as teclas direcionais do teclado (para cima e para baixo).
[F5=Atualizar]: pressionando a tecla F5, o sistema reconectará ao banco de dados para atualizar quaisquer informações que tenham sido alteradas com o documento aberto.
[*=Balança]: para informar o peso do produto a ser lançado como quantidade, antes de informar o item, pressione a tecla asterisco (*) para que seja acionada a balança conectada ao computador. Lembrando que ela deve estar informada nas configurações de periféricos. Depois da balança ter retornado o peso, lance o item no documento e o peso será levado em consideração como a quantidade.
Dica: o programa também pode ser configurado para acionar a balança automaticamente quando for lançado um produto pesável.
Produtos F8
Campo utilizado para informar o nome ou código do produto a ser lançado no documento aberto.
Ao pressionar a tecla F8 no teclado, ou lançar um produto através da descrição, a tela acima será apresentada. A busca é aprimorada, pois procura no cadastro de produtos por itens que tenham a descrição igual ao que foi digitado, depois, por produtos cuja descrição inicie com o que foi digitado, depois por produtos que contenham o que foi digitado em parte de sua descrição. Caso a busca fonética esteja ativada nas configurações da pré-venda, ela também será considerada na pesquisa.
Ainda com foco no campo de pesquisa, é possível selecionar um determinado item na lista utilizando as setas do teclado para mover entre os itens. Com o item selecionado, pressione Enter e será carregado o código interno do item. Mais um enter e o item será vendido. Também pode ser utilizado o duplo clique sobre o item na lista.
Dica: o produto também pode ser lançado pelo código do fabricante, desde que informado no cadastro do produto. Pressione a tecla Page Up para que a pré-venda faça a busca pelo código do fabricante.
Na grid de lançamento, serão apresentados os seguintes campos:
- Item: número sequencial dos itens lançados no documento de pré-venda;
- Código: código do produto lançado;
- Produto: descrição do produto lançado;
- Qtd: quantidade do produto informada no lançamento;
- Valor: valor unitário do produto;
- Total produtos: total dos produtos lançados no documento.
Rodapé
No rodapé da tela de lançamento de itens estão as informações totalizadoras do documento e botões para finalizar o processo ou importar documentos de outros módulos. Abaixo explicaremos melhor cada opção.
Observações: campo para inclusão de textos de observação. Essa informação não será levada ao cupom fiscal na importação pelo frente de caixa.
Total produtos: total dos produtos lançados no documento.
Desconto: campo disponível para informar um valor de desconto para o total do documento de pré-venda.
Total: soma dos produtos subtraindo o valor do desconto informado no campo “desconto”.
Fechar (F3): botão utilizado para gravar as informações. Ao clicar em Fechar (F3) o sistema gravará o documento e/ou suas alterações e voltará para a listagem de documentos.
Importar (F4): opção utilizada para efetuar importação de orçamento ou pedido de venda para o pré-venda.
Na tela em questão, basta escolher o tipo de importação desejada (se orçamento ou pedido de venda) e após filtrar através do espaço de pesquisa logo abaixo.
Na pesquisa é possível filtrar apenas pelo número do documento ou pelo nome do cliente, sendo que ao iniciar a digitação da palavra/nº desejada(o) o sistema iniciará a busca no banco de dados.
Na tela de importação estão disponíveis os seguintes campos:
- Número: número do documento pesquisado;
- Data: data de emissão do documento pesquisado;
- Cliente: nome do cliente do documento pesquisado;
- Vendedor: nome do vendedor utilizado no documento pesquisado;
- Valor total: valor total do documento pesquisado;
- Código: código do produto lançado no documento pesquisado;
- Produto: descrição do produto lançado no documento pesquisado;
- Qtd: quantidade do item do documento pesquisado;
- Valor: valor unitário do item lançado no documento pesquisado;
- Total: valor total do item lançado no documento pesquisado.
Após escolher o documento, basta clicar no botão importar (Ins) que o sistema transferirá os itens para o pré-venda.
Para cancelar o procedimento basta clicar no botão sair (ESC) ou utilizar apenas a tecla ESC.
Listagem
A listagem mostrará todas as pré-vendas cadastradas, de acordo com o filtro utilizado. Na tela principal da pré-venda use a tecla F5 ou clique no botão ver lista (F5), para que a listagem possa ser mostrada.
A listagem está dividida em 3 partes:
Cabeçalho
No cabeçalho há apenas uma opção: listagem, a qual filtrará as pré-vendas pelos seguintes status:
- Disponíveis: mostrará os documentos que ainda estão disponíveis para alterações, ou seja, ainda não foi emitido em cupom fiscal;
- Não vendidos: mostrará os documentos que ainda estão aguardando a emissão do cupom fiscal, ainda é possível efetuar alterações no mesmo;
- Vendidos: mostrará os documentos que já foram emitidos cupom fiscal pelo frente de caixa, o sistema alterará o status do mesmo para vendido. No status de vendido não é mais possível efetuar qualquer alteração no documento.
Dados
Nesta seção serão apresentados os dados da pré-venda, por ele é possível selecionar um lançamento previamente gravado para que seja feita qualquer alteração. Os campos disponíveis são:
- Número: número do documento de pré-venda;
- Ficha: campo com o número do controle interno preenchido diretamente no documento de pré-venda;
- Data: data de emissão do documento;
- Código: código do cliente utilizado no lançamento do documento de pré-venda;
- Nome: nome do cliente utilizado no lançamento do documento de pré-venda;
- CPF/CNPJ: número do CPF/CNPJ do cliente utilizado no lançamento do documento de pré-venda;
- Vendedor: nome do vendedor utilizado no lançamento do documento de pré-venda;
- Valor total: valor total do documento de pré-venda;
- Cupom fiscal: apresentará o número do cupom fiscal para os documentos que já foram emitidos pelo frente de caixa.
Rodapé
No rodapé existem 2 opções:
Alterar (F2): opção utilizada para abrir novamente o documento e disponibilizar alterações. Esta função somente funcionará em documentos que ainda não foram emitidos pelo frente de caixa (cupom fiscal).
Localizar: campo utilizado para pesquisa das pré-vendas lançadas. Ao posicionar o cursor do mouse sobre uma coluna na grid, o sistema assumirá aquela coluna para a consulta deste campo.
Configurações
As configurações do módulo pré-venda permitem que sejam determinadas algumas opções e funções de como o sistema operará na geração das informações. Para ter acesso às configurações do sistema, clique no botão configurações (F12).
A tela de configuração da pré-venda está dividida em duas abas: gerais e periféricos.
Gerais
Aba com as opções de configurações gerais para o pré-venda.
A aba de configuração – gerais possui as seguintes opções:
Utilizar busca com fonética: opção para configuração da utilização ou não da fonética durante as buscas.
Solicitar quantidade após selecionar o produto*: ao utilizar esta opção, após a inclusão do produto na tela de lançamento da pré-venda o sistema solicitará a quantidade do mesmo. Caso esteja desmarcada esta opção é necessário utilizar a tecla INSERT anteriormente a informação do produto para que se altere a quantidade padrão de 1 para a desejada. Esta é uma opção que ficará gravada apenas para a estação em que foi feita a configuração, as demais manterão a configuração que já está, ou seja, é uma configuração local.
Emitir som (beep) confirmando item vendido: marcando essa opção, a cada item vendido um beep será emitido, confirmando a venda do item. O sistema também emitirá um beep diferenciando quando não encontrar o item informado.
Memorizar último vendedor utilizado: quando marcada esta opção o sistema mostrará como opção para o próximo documento o vendedor utilizado no anterior. Mesmo com a opção marcada é possível alterar o vendedor.
Solicitar vendedor ao abrir novo pedido: marcando esta opção, o sistema solicitará o vendedor ao abrir o documento para lançamento da pré-venda. Caso esta opção esteja desmarcada, o vendedor terá que ser selecionado no final da venda.
Abrir “novo pedido” após salvar um pedido: após clicar em salvar em um pedido que está sendo finalizado, o sistema abrirá um novo pedido em branco para preenchimento.
Periféricos
A guia periféricos mostra as configurações para uso de balanças.
Balanças
Balança de checkout é o tipo que se comunica diretamente com o computador por meio de porta serial. Outro tipo de balança, é a que fica desconectada do computador, mas imprime uma etiqueta com código de barras, que conterá informações para a venda do produto.
- Clique aqui para ter acesso ao tutorial completo de configuração da balança instalada no “modo checkout” (conectada ao computador).
- Para ter acesso ao tutorial completo de configuração do código de barras com informação (balança de etiquetas não conectada ao computador).
Exemplo de lançamento de um produto pesado com a configuração citada:
Sendo assim, é possível a utilização da balança junto à pré-venda.
