Listamos neste tópico como receber uma parcela, efetuar o retorno bancário, recebimento de convênios, boletos, duplicata, carnê, recibo entre outros no sistema GDOOR. Confira o passo a passo.
Introdução ao módulo
O módulo contas a receber contém as informações das parcelas originadas nas vendas feitas a prazo pelos módulos faturamento, frente de caixa, NFC-e, SAT, nota manual e também das duplicatas geradas manualmente através do próprio módulo.
O usuário pode ter o controle total das contas a receber, contas recebidas, atraso e a vencer, sendo possível a emissão de relatórios com todas as informações necessárias para o total controle dos recebimentos da empresa.
As informações do módulo contas a receber podem ser visualizadas pela listagem de dados, ou individualmente pela ficha de cadastro. As principais funções disponíveis neste módulo são:
- Recebimento de contas;
- Recebimento de convênios;
- Imprimir boleto em folha branca (A4);
- Imprimir duplicadas;
- Imprimir boletos em formulário contínuo;
- Imprimir carnê, imprimir recibo;
- Gerar lançamento no caixa de contas recebidas e fluxo de contas a receber.
Na tela principal você ainda contará com os campos e seus valores:
Vencendo hoje: mostra a soma das contas com vencimento na mesma data atual.
A vencer: mostra a soma das contas com vencimento maior que a data atual.
Recebidas: mostra a soma das contas recebidas.
Atrasadas: mostra a soma das contas em atraso.
Para gerar os valores referentes de cada status (vencendo hoje, a vencer, recebidas e atrasadas) é necessário clicar no símbolo de soma.
Ao marcar ou desmarcar o checkbox da situação dos títulos, será efetuado um filtro na tabela, ex.: desmarcada a opção atrasadas, o sistema ocultará da listagem todos os títulos em atraso. Os valores dos quatro quadros de totais, não levam em consideração os filtros aplicados, mostrando o valor integral registrados no contas a receber.
Na parte inferior da listagem serão mostrados os valores totais do módulo contas a receber. Quando a listagem estiver com uma condição (filtro) aplicada, os valores abaixo serão referente a condição aplicada.
Visão geral do módulo
Campos
Campos disponíveis na ficha de uma conta a receber.
Documento:
Este campo contém 8 dígitos que conterão o número do documento e também a identificação da parcela. Quando a parcela for originada por uma venda a prazo no módulo faturamento, o número do documento conterá os 6 dígitos, identificando o número da nota fiscal e mais 1 ou 2 dígitos (letras ou caracteres) identificando a parcela. No exemplo da tela acima temos uma parcela da nota fiscal 000119 e a letra A identificando que é a 1ª parcela. Quando o parcelamento for feito pelo módulo frente de caixa os dois primeiros dígitos do documento serão letras, identificando o número do caixa e o número da loja que estão na impressora fiscal. Este número também pode ser preenchido manualmente bem como, as letras identificando a parcela, em casos de lançamento manual no contas a receber.
Histórico:
Campo para preenchimento de um pequeno resumo da parcela. Este campo é preenchido automaticamente com a identificação da parcela e com o número do documento fiscal, quando as parcelas forem feitas pelos módulos faturamento ou frente de caixa.
Nome do cliente:
Nome do cliente de que a parcela será cobrada. Este campo é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelos módulos de faturamento ou frente de caixa. Quando o lançamento for feito manualmente, o sistema abrirá uma lista com os nomes dos clientes cadastrados para a seleção.
Emissão:
Data em que a parcela foi emitida. Este campo também é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelos módulos de faturamento ou frente de caixa.
Vencimento:
Data de vencimento da parcela. Este campo também é preenchido automaticamente quando a parcela for feita pelos módulos de faturamento ou frente de caixa, respeitando as configurações de intervalo entre parcelas efetuadas.
Recebido em:
Data do recebimento da parcela. Este campo é preenchido automaticamente com a data do recebimento, quando usada uma das quatro opções de recebimento: receber contas, recebimento de vários títulos, recebimento parcial do título ou o recebimento pela ficha.
Valor recebido:
Valor recebido da parcela. Este campo é preenchido automaticamente com o valor recebido, quando quitada a duplicata pela tela de recebimentos.
Valor atual:
Valor atual do título. Este campo também é preenchido automaticamente levando em consideração os dias de atraso do título e também a configuração de juros para as contas em atraso.
Valor do juro:
Indica o valor atual de juros aplicado sobre esta parcela. Este valor é somado ao valor da parcela mostrando assim o total com juros no campo valor atual.
Forma de recebimento:
Indica qual foi a forma de recebimento em que a parcela foi recebido (ex.: recebido em dinheiro, ou também se for integrado com o módulo banco, qual foi a agência e conta em que o lançamento de recebimento foi integrado).
Plano de contas:
Campo para informar para qual plano de contas o valor recebido será creditado, quando o título for quitado. Este campo é preenchido automaticamente quando o parcelamento for feito pelo módulo faturamento.
Centro de custo:
Campo para informar para qual centro de custo o valor recebido será creditado, quando o título for quitado. Este campo é preenchido automaticamente quando o parcelamento for feito pelo módulo faturamento.
Portador:
Nome da espécie de pagamento do título (boleto do banco, carnê, cheque, etc). Campo preenchido automaticamente após a impressão dos documentos de cobranças referentes a parcela.
Nosso número:
Número identificador do título no banco, este número será impresso levando em consideração as configuração feitas para os boletos bancários para papel A4.
Tipo de documento:
Campo auxiliar para informação do tipo do documento de cobrança (cartão visa, boleto bancário).
Observações:
Campo onde o usuário pode digitar informações adicionais sobre esta parcela ou negociação da venda. Conta com a barra de personalização de fonte, onde é possível fazer as alterações básicas de fonte no texto, como alinhamento, cor, tamanho, estilo, negrito, itálico, sublinhado, etc.
- 1. Indica linha e coluna onde o cursor está posicionado;
- 2. Insere data e hora atuais na posição do cursor;
- 3. Imprime o texto das observações. A impressão será feita com toda a caracterização atribuída ao texto;
- 4. Altera cor do texto selecionado;
- 5. Define alinhamento à esquerda para a linha onde o cursor está posicionado;
- 6. Define alinhamento centralizado para a linha onde o cursor está posicionado;
- 7. Define alinhamento à direita para a linha onde o cursor está posicionado;
- 8. Abre assistente para mudança de fonte;
- 9. Define o texto selecionado como negrito, ou para normal, caso já esteja em negrito;
- 10. Define o texto selecionado como itálico, ou para normal, caso já esteja em itálico;
- 11. Define o texto selecionado como sublinhado, ou para normal, caso já esteja sublinhado.
Tela do módulo receber:
Receber parcela
Valor integral
Para receber uma parcela, selecione a desejada, clique em receber conta e então em processar.
Na lista de contas a serem recebidas serão exibidos os seguintes campos:
Número do documento:
Número que identifica o documento em questão;
Valor:
Valor original da duplicata;
Recebido:
Valor recebido, que pode já vir com o valor do juro ou desconto calculado, dependendo da configuração das taxas de juros e da marcação de sugestão de recebimento com juros. Estas configurações serão feitas nas configurações do financeiro e parcelamento;
Recebido em:
Data do recebimento, preenchida automaticamente com a data atual do computador;
Forma de recebimento:
Traz por padrão as formas dinheiro e cheque, além de listar as contas bancárias cadastradas. Para que o lançamento seja feito no módulo bancos, é necessário ter ao menos uma conta bancária cadastrada no sistema e selecioná-la neste campo;
Percentual e valor do desconto/acréscimo:
Desconto ou acréscimo podem ser preenchidos diretamente nos campos em questão ou o sistema calculará caso o valor recebido seja diferente do valor original. Nestes campos o sistema preencherá os juros, caso esteja configurado para calcular, bem como o desconto, se a parcela for recebida antes do vencimento. Para conceder descontos, preencha o valor ou percentual do desconto, no referido campo, precedido do sinal de menos, exemplo: “-5,25“;
Total:
Valor que será recebido da parcela.
Valor parcial
Para receber parcialmente uma parcela, selecione a parcela que deseja receber, clique em receber conta e clique em recebimento parcial.
Depois digite no campo valor recebido, o valor que está recebendo desta parcela e clique em gerar nova duplicata do valor restante para gerar uma nova parcela no contas a receber.
Será gerada na tela a nova parcela com o valor restante, data da emissão (será a data atual) e a nova data de vencimento desta parcela. Clique em gerar parcela para criar a nova parcela.
Renegociar/cancelar parcelas a receber
Listamos neste tópico como renegociar parcelas no módulo contas a receber, gerando novas parcelas referentes a renegociação e cancelando/inativando as parcelas antigas renegociadas.
Retorno bancário
A solução GDOOR possibilita a importação do arquivo gerado através do sistema bancário. A opção será apresentada somente para registros gerados a partir da nota fiscal de venda. Para acessar a opção no módulo contas a receber, basta clicar em receber conta e escolher a opção retorno bancário.
Após, basta indicar o local onde está salvo o arquivo gerado no sistema bancário e efetuar a quitação dos títulos:
Recebimento de convênios
No módulo contas a receber pode ser feito o recebimento das parcelas das empresas conveniadas. Para isso, na listagem de registros, clique no botão “recebimento de convênios” e será mostrada a tela de recebimento de convênios, onde devem ser informados o nome da empresa conveniada e o mês de vencimento. Serão mostradas todas as parcelas lançadas para os clientes vinculados ao convênio informado, conforme exemplo abaixo:
Os campos da tela de recebimento de convênios são:
Empresa conveniada:
Opção para selecionar o nome da empresa conveniada para recebimento.
Mês:
Mês de vencimento das parcelas para recebimento do convênio.
Valor total:
Soma das parcelas vencendo no mês indicado.
Nome do cliente:
Nome do cliente vinculado a empresa conveniada selecionada.
Valor devido:
Valor devido pelo cliente no mês selecionado.
Para efetuar o recebimento do convênio, clique no botão “quitar“. Havendo confirmação do recebimento do convênio, o sistema dará baixa das parcelas dos clientes vinculados a empresa conveniada selecionada, dentro do mês indicado. Ao terminar o processo o sistema mostrará a confirmação da operação.
Clicando no botão “imprime“, será mostrada a tela padrão de impressão de listas, para imprimir os lançamentos para conferência.
Boletos
Boletos em folha A4
Pelo módulo bancos é possível configurar boletos em folha branca formato A4.
Acesse o artigo completo de configuração para geração de boletos.
Para emitir um boleto em folha A4, selecione a ou as parcelas que deseja gerar os boletos e clique na opção boleto folha A4
Abrirá a seguinte tela:
Na tela apresentada acima, na esquerda serão listados os documentos selecionados para impressão dos boletos. Na direita, a lista de modelos de boletos cadastrados, basta selecionar um deles e clicar no botão “imprimir“ para que o sistema inicie a impressão de um boleto para cada documento listado na esquerda.
Botões e funções:
Imprimir:
Realiza a impressão do boleto na impressora padrão do Windows.
E-mail:
Abre uma nova mensagem de e-mail no gerenciador de e-mails padrão do computador, com o boleto em anexo. Caso no cadastro do cliente o e-mail esteja preenchido, este já será inserido na caixa “para:“.
PDF:
Gera o boleto em um arquivo extensão PDF.
Apenas remessa:
Gerará este registro para o arquivo de remessa.
É necessário marcar a opção gerar arquivo para remessa.
Gerar parcelas da mesma conta em formato de carnê:
Realiza a impressão em formato carnê.
Boletos no formato reduzido:
Realiza a impressão em formato reduzido.
Gerar arquivo para remessa:
Gera o arquivo de remessa para o banco ao utilizar as opções de imprimir, e-mail e PDF.
Boleto em formulário contínuo
Esta opção permite que sejam impressos boletos de cobrança diretamente sobre o formulário contínuo de boletos fornecidos pela agência bancária. Esta impressão deve ser feita em impressoras matriciais, para imprimir este tipo de boleto será necessário cadastrar contas bancárias e fazer a configuração dos boletos para formulário.
Na listagem de registros, selecione os títulos para impressão através da busca, filtro ou seleção múltipla, e clique no botão “boleto em formulário“. O sistema mostrará uma tela para seleção do modelo de boleto configurado. Abaixo, tela para impressão de boletos em formulário contínuo:
Impressões
Imprimir duplicata
Opção para impressão das duplicatas referentes a parcelas, feita em impressora comum (deskjet ou laser). Selecione as parcelas que deseja imprimir e clique no botão “duplicata” e será apresentada uma tela com opções de impressão:
Campos
Desconto de: / até:
Campo com o percentual de desconto para pagamento até uma determinada data. Esta informação deve ser preenchida em configurações > financeiro.
Cond. especiais:
Campo para digitar condições especiais de pagamento. Também pode ser definida uma informação padrão em configurações > financeiro.
Praça pgto.:
Campo alterável contendo a praça de pagamento. Também pode ser definida uma informação padrão em configurações > financeiro.
Imprimir todas as parcelas:
Se esta opção estiver desmarcada o sistema imprimirá somente a duplicata da parcela selecionada na listagem e caso marcada, será impressa uma duplicata para cada parcela do título selecionado.
Imprimir apenas as parcelas pendentes:
Somente ficará ativa caso a opção imprimir todas as parcelas estivar marcada. Com esta opção marcada o sistema imprimirá somente as parcelas que ainda não foram recebidas, referentes a conta selecionada.
Clique no botão “imprime“, no canto direito inferior da tela para que seja feita a impressão diretamente na impressora configurada para duplicatas.
Imprimir carnê
Esta opção permite que sejam impressos carnês referentes às parcelas em impressora comum (deskjet ou laser). Na listagem de registros, selecione os títulos para impressão através da busca, filtro ou seleção múltipla, clique no botão “imprime carnê” e será apresentada a tela abaixo:
Descrição dos campos:
Imprime capa:
Imprime espaço para ser usado como capa para o carnê de pagamento.
Imprime contracapa:
Imprime espaço para ser usado como contracapa.
Imprime todas as parcelas:
Imprimir todas as parcelas do título selecionado na listagem. Desmarcando esta opção, apenas a parcela selecionada será impressa.
Imprimir todas as parcelas pendentes:
Imprime apenas as parcelas ainda não recebidas.
Observações:
Campo para digitar observações nos carnês de pagamento. Esta informação poderá ser digitada diretamente nesta tela ou pode ser cadastrada nas configurações financeiras.
Para imprimir os carnês pressione o botão “imprimir“. A impressão será direcionada para a impressora configurada para carnês. Abaixo imagem de carnê impresso com capa e contracapa.
Imprimir recibo
Opção para impressão de recibo de pagamento referente a parcela quitada. Na listagem, selecione a parcela a ter o recibo impresso, através da busca, filtro ou seleção múltipla e clique no botão “imprime recibo“. A impressão será direcionada automaticamente para a impressora configurada para recibos.
Gerar registro no livro caixa
Esta opção permite que a quitação de uma parcela pela ficha de cadastro ou o recebimento parcial de uma parcela, seja também registrada no livro caixa.
Após efetuar a quitação de uma parcela, com a ficha da parcela na tela de cadastro, clique na opção “gera registro no caixa” e a tela abaixo será exibida. Esta tela pode ser mostrada em vários módulos, sempre que houver um lançamento no livro caixa:
Descrição dos campos:
Data:
Data em que será feito o lançamento no livro caixa, pode ser alterada na tela de integração.
Histórico:
Histórico que descreve o lançamento no livro caixa, pode ser mudado na tela de integração.
Entrada:
Mostra o valor que será dado entrada no livro caixa, não pode ser alterado.
Plano de contas:
Permite selecionar a conta em que o lançamento será creditado. Como o lançamento é um recebimento de conta (entrada no caixa), é correto informar um plano de contas de receita. Ao clicar no botão com reticências ao lado do campo para selecionar o plano de contas, o sistema atribuirá a conta mais utilizada para o lançamento. Antes de confirmar verifique se a conta é uma conta de receita e a conta desejada. Caso a conta já tenha sido definida na ficha, esta será mostrada na tela de integração com o livro caixa.
Centro de custo:
Permite selecionar o centro de custo em que o lançamento será creditado. Ao clicar no botão com reticências ao lado do campo para selecionar o centro de custo, o sistema atribuirá o centro de custo mais utilizado para o lançamento, antes de confirmar verifique se realmente é o desejado. Caso o centro de custo já tenha sido definido na ficha, este será mostrado ao fazer a integração com o livro caixa.
Define conta e centro de custo mais utilizados como padrão:
Quando marcada esta opção o sistema define a conta e o centro de custo mais utilizados como padrão, trazendo os mesmos como sugestão na tela de integração com o caixa, quando não houver definição anterior de conta e centro de custo.
“Cancela” – cancela a integração e volta para a tela anterior.
“Confirma” – confirma a operação e faz o lançamento no livro caixa.
Outras funções
Fluxo financeiro
O fluxo de financeiro de contas a receber totaliza por dia as contas ainda não recebidas e apresenta isso em formato de calendário. Para isto, na listagem de dados, clique no botão “fluxo” no canto direito superior, destacado na imagem abaixo:
Será aberto um calendário com as contas a receber acumuladas por dia referente ao mês do vencimento, focando a data atual. É possível navegar pelo calendário usando as setas de navegação no topo do calendário, onde pode ser alterado o mês e o ano do cálculo.
Detalhamento do carnê
A solução GDOOR dispõe o recurso de detalhamento do carnê, pois o cliente pode possuir vários carnês e cada um deles iniciado em um mês diferente, assim com essa função F12, é possível saber o estado atual de cada um dos carnês como: parcelas pagas, parcelas atrasadas, quantas parcelas faltam ser pagas e o total de juros desta venda.
Para abrir a tela de detalhamento do carnê, selecione uma das parcelas deste carnê e pressione a tecla F12.
Detalhamento dos campos:
Documento: número do documento;
Parcela: número sequência das parcelas;
Valor original: valor original da parcela;
Juros: valor de juros correntes da parcela;
Desconto: valor do desconto aplicado em uma parcela já recebida;
Totais: totais dos campos;
Nota fiscal: número da nota fiscal ou cupom fiscal ao qual estas parcelas fazem parte;
Vendedor: nome do vendedor desta venda;
Total acumulado: total da deste agrupamento de parcelas somando valor original + juros – descontos.
Estornar conta recebida
A solução GDOOR dispõe o recurso de estornar uma conta já recebida.
Para efetuar o procedimento basta localizar a conta já recebida no módulo contas a receber (estará na cor verde), clicar com o botão direito sobre o registro e escolher a opção estornar, ou através do atalho Shift+Ctrl+Z.
Replica
No rodapé da ficha, a função “replica”, consiste em repetir as parcelas criadas. Com o objetivo de agilizar o registro das mesmas no módulo. Com apenas um registro e com as configurações abaixo mostradas, é possível criar uma conta com várias parcelas de uma só vez.
Na opção “informar valor total da nota” é possível replicar o valor da parcela, na quantidade escolhida juntamente com o vencimento, que é especificado no “intervalo de dias“, localizado no canto esquerdo superior.
Há também a opção “informar valor das parcelas”, que consiste em replicar os valores das parcelas (na quantidade escolhida). O vencimento irá depender se terá intervalo de dias, ou definir o dia vencimento, e até mesmo criar uma data específica para isso.
