Listamos neste tópico como utilizar o módulo destinado ao registro das ordens de serviço para óticas no sistema Gdoor.
Introdução ao módulo
O módulo para óticas foi desenvolvido para facilitar a gestão de receitas, ordens de serviço e produtos em óticas. Neste tutorial, abordaremos o funcionamento completo do módulo, desde os cadastros necessários, até a emissão de ordens de serviço, movimentação de estoque e controle financeiro.
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Cadastro do médico/optometrista
Acesse o sistema Gdoor e o módulo “fornecedores”.
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Na tela de cadastro, além de inserir todos os dados, marque o checkbox “médico”.
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Cadastro de receitas
A tela de cadastro de receitas óticas permite que insira e organize as informações das receitas prescritas. Vamos detalhar cada campo presente nesta tela:
No módulo de “Clientes” no Gdoor, acesse o cadastro do cliente correspondente a receita e clique no botão “Receitas Óticas”.
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Uma listagem com todas as receitas cadastradas para o cliente será apresentada, contendo uma descrição, a data do exame, a data de validade e o nome do médico/optometrista.
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Na parte inferior desta tela, estão disponíveis os botões:
- Ficha: acessa os dados de cadastro da receita selecionada;
- Apaga: exclui o cadastro selecionado;
- Novo: permite o cadastro de uma nova receita.
Ao criar um novo cadastro de receita, veja os campos disponíveis:
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- Descrição: nome ou identificação da receita.
- Data do exame: data em que o exame foi realizado.
- Data de vencimento: data de validade da receita.
- Médico/optometrista: nome do profissional que realizou o exame. Localize ou cadastre o médico responsável pela receita.
Informações das lentes do óculos
Esses campos abrangem as informações de:
- Olho direito (OD)
- Olho esquerdo (OE)
Para cada um deles, os seguintes valores devem ser preenchidos:
- Esférico: refere-se ao grau da lente esférica necessária para corrigir a miopia ou hipermetropia.
- Cilíndrico: correção necessária para astigmatismo.
- Eixo: indica a orientação do cilindro em graus.
- Altura: altura do centro ótico das lentes.
- DNP (Distância Naso Pupilar): medida da distância entre as pupilas para garantir que o centro das lentes esteja corretamente alinhado.
- Adição: indica que, além da miopia ou hipermetropia, o paciente precisa de alguns graus adicionais para conseguir enxergar de perto com nitidez. Isso é chamado de presbiopia e é também conhecido como vista cansada.
- Observações: qualquer anotação adicional relevante pode ser registrada neste campo.
Imagem ou pdf da receita
Adicione a receita do cliente nos formatos “.png”, “.jpg”, “.jpeg”, “.bmp” e “.pdf”. As funções dos botões são:
- Câmera: acessa a câmera instalada no seu computador para registrar a imagem;
- Imagem: permite adicionar o arquivo salvo no computador;
- Excluir: exclui o arquivo salvo.
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Rodapé da tela de cadastro de receitas
Na parte inferior da tela, as opções de ações incluem:
- Listagem: exibe todas as receitas cadastradas;
- Editar: modificar uma receita existente;
- Novo: lançar uma nova receita;
- Desfazer: reverter alterações feitas;
- Salvar: salvar a receita cadastrada;
- Apagar: excluir a receita;
- Replica: utilizar a receita atual como base para outra.
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Configurações
Realize as configurações no sistema para que o módulo se comporte como melhor lhe atender. Acessando o Gdoor, clique no módulo de configurações.
Menu de Notificações
Marque quais notificações referente às receitas devem ser exibidas na tela do Gdoor.
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Menu Ótica
Configure os campos do submenus diversos e impressão:
Diversos:
- Informe um intervalo padrão para a data de entrega em dias;
- Selecione um laboratório padrão para o envio das ordens de serviço.
Impressão:
- Selecione o modelo de folha A4 ou 40 colunas (bobina) para a impressão das ordens de serviço.
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Menu de Cadastro de Usuários
Acesse o cadastro do colaborador e marque as permissões para acesso ao módulo.
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Menu E-mail
Configure os dados para possibilitar o envio da OS por e-mail. No menu “E-mail”, clique na aba “Ótica OS” e cadastre as informações.
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Menu WhatsApp
Configure uma mensagem padrão que será enviada ao cliente no momento em que clicar no botão “WhatsApp” dentro da ordem de serviço.
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Tela principal
No sistema Gdoor, clique no menu “Ótica”.
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Ao acessar o módulo para óticas será exibida é a listagem de ordens de serviço já registradas para os clientes.
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Listagem
A listagem exibe todas as ordens de serviço cadastradas com diversos campos com informações para facilitar a localização da ordem desejada.
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Cadastro de laboratórios
O sistema permite realizar um cadastro dos laboratórios, a fim de agilizar a digitação da OS. Clique no botão “Laboratórios”, na parte inferior da tela e em seguida no botão “Novo”.
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Digite todos os dados do laboratório e clique em salvar.
Filtros
Os filtros permitem refinar a busca. Estão disponíveis os seguintes filtros:
- Tipo data: escolha entre a data de abertura, a previsão de entrega ou a data de entrega;
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- Data inicial: define a data inicial do período que será filtrado;
- Data final: define a data final do período que será filtrado;
- Status: este campo permite ao usuário filtrar as ordens de serviço com base no status atual delas. Escolha entre mostrar todas as ordens ou de acordo com o status pendente, enviada para laboratório, aguardando retirada, entregue ou faturado.
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Lançamento da ordem de serviço para ótica
A tela de lançamento é organizada em seções para facilitar o preenchimento.
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Cabeçalho da ordem de serviço
No cabeçalho da ordem de serviço estão distribuídos os seguintes campos:
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- Nº da OS: código gerado automaticamente para identificação;
- Data/hora de abertura: data e hora em que a ordem foi aberta;
- Previsão de entrega: a previsão de entrega do serviço conforme o número de dias cadastrado nas configurações;
- Data/hora entrega: campo em branco, aguardando ser preenchido após a conclusão da OS;
- Atendente: este campo apresenta os vendedores cadastrados no sistema. Escolha como localizar o vendedor: por nome, código ou senha do vendedor;
- Situação da OS: selecione a situação da OS de acordo com os status pendente, enviada para laboratório, aguardando retirada, entregue ou faturado.
Cliente
Na seção de cliente, localize o cadastro e confirme ou cadastre um novo cliente relacionado à ordem de serviço.
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Produtos/Serviços
Esta seção permite adicionar itens como armações, lentes e outros serviços específicos. Após selecionar o produto ou serviço por meio da descrição, código interno ou código de barras, clique no botão “incluir”.
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Receita
Ao selecionar a receita desejada serão importados os dados cadastrados anteriormente no cadastro do cliente.
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Verifique a data de validade antes de clicar na receita. Receitas dentro do prazo de validade serão apresentadas com a data em verde. Já as receitas vencidas serão apresentadas na cor vermelha.
Após clicar na receita desejada, confirme a importação para a OS.
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Se necessário, clique no botão “Cadastro de Receitas” e inclua uma nova receita para o cliente.
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Armação
Nesta aba, são inseridos os dados referentes à armação dos óculos. Estão disponíveis os campos:
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- Armação própria (sim/não): indica se a armação foi trazida pelo cliente (própria) ou se será fornecida pela ótica;
- Segue armação (sim/não): define se o cliente está utilizando a mesma armação anterior;
- Tipo de armação: escolha entre as opções de tipos de armação, como “friso/fio de nylon”, “furo/parafuso”, metal ou zilo acetato;
- Aro: medida do aro da armação, em milímetros;
- Ponte: medida da ponte (parte central que conecta as duas lentes), em milímetros;
- Aro + ponte: soma das medidas do aro e da ponte, em milímetros;
- Maior diagonal: refere-se à diagonal máxima da lente ou do aro, medida em milímetros;
- Altura vertical: altura da lente da armação, em milímetros;
- Distância pupilar: a distância entre as pupilas do cliente, usada para ajustar a posição das lentes na armação;
- Altura do centro ótico (CO): mede o alinhamento das lentes com os olhos do cliente, separado em “longe” (OD – olho direito, OE – olho esquerdo) e “perto” (OD/OE), em milímetros.
Lente
Aqui, são preenchidas as informações referentes às lentes dos óculos. Estão disponíveis os campos:
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- Descrição da lente: informe uma descrição para a lente;
- Coloração: informe se há algum tipo de coloração ou tonalidade na lente.;
- Tratamento: tipo de tratamento aplicado à lente, como “easy clean”, “no-risk”, “optkot” ou “outros”;
- Tipo: define se a lente é “pronta” (pré-fabricada) ou “surfaçada” (feita sob medida);
- Material: material da lente, com opções como “policarbonato”, “resina” ou “trivex”. Cada material tem suas propriedades, como durabilidade e peso.
Informações adicionais
Nesta aba, são inseridas informações extras relacionadas à ordem de serviço. Estão disponíveis os campos:
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- Local de montagem: escolha entre “loja” (a montagem das lentes será feita na própria ótica) ou “laboratório” (montagem feita em laboratório externo);
- Cliente possui receita (sim/não): confirma se o cliente trouxe a receita para a confecção das lentes;
- Laboratório: selecione um dos laboratórios cadastrados anteriormente;
- Observações gerais: campo aberto para inserir quaisquer observações adicionais sobre o serviço, como detalhes específicos do pedido do cliente ou instruções especiais para a fabricação ou ajuste dos óculos.
Rodapé
Os botões disponíveis no rodapé da nota não ficam sempre ativos ao mesmo tempo e podem depender de alguma ação para ativar.
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- Listagem: volta para a listagem das ordem de serviço;
- Editar: para modificar uma receita existente;
- Novo: abre uma nova ordem de serviço para iniciar o lançamento;
- Desfazer: desfaz o que ainda não foi salvo durante o lançamento;
- Apagar: permite apagar a ordem de serviço, desde que não tenha realizados movimentação de estoque ou financeiro;
- Replicar: permite utilizar a ordem de serviço atual como base para outra.
- Imprimir: escolha se deseja imprimir tudo, somente a via do cliente ou somente a via do laboratório;
- WhatsApp: escolha se deseja enviar uma mensagem de texto, enviar link do documento (o qual permite que o cliente baixe o arquivo da ordem de serviço) ou abrir uma conversa com o cliente. Esse botão aciona a função do WhatsApp Web;
- E-mail: Ao clicar no botão, informe o endereço de e-mail para enviar a via do laboratório.
- Salvar: salva os dados gerando uma impressão da ordem de serviço automaticamente.
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Após imprimir a OS, salvar ou fechar a janela, será solicitado se deseja alterar o status da OS para “enviado laboratório”.
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Ao confirmar o envio para o laboratório, informe também se deseja enviar a via do laboratório por e-mail.
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O e-mail será enviado automaticamente, desde que tenha cadastrado o “e-mail do laboratório” e configurado o “servidor de e-mail” e
Pagamento
Mostra o valor total do pagamento da nota e as formas de pagamento cadastradas nas configurações do Gdoor. Por padrão será utilizada a forma de pagamento dinheiro.
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Para selecionar uma forma de pagamento diferente, clique no X ao lado da coluna “valor”, selecione a nova forma de pagamento de clique em “adicionar (+)”.
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Prazo
Caso a forma de pagamento escolhida seja “prazo“, o sistema irá mostrar a tela para fazer a condição de pagamento parcelado.
Escolha a quantidade de parcelas que deve ser gerada, intervalo de dias entre as parcelas, carência, o melhor dia para o acerto, a conta bancária e clique no botão “gerar parcelas”.
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Se necessário, escolha o tipo de “documento de cobrança a ser gerado” e finalize clicando em “confirmar”.
Movimentar/estornar estoque
Ao clicar em movimentar estoque e confirmar o processo, acontece a baixa do produto no estoque. Clicando em estornar estoque, o produto volta para estoque.
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Gerar/estornar financeiro
Clique no botão “gerar financeiro” para criar as contas a receber ou o registro no livro caixa, de acordo com as informações lançadas no menu pagamento (formas de pagamento e valores). E ao clicar em estornar financeiro os valores são estornados.
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Importação das ordens para documentos de venda
Confira os procedimentos de importação das ordens de serviço para ótica nos módulos de venda.
Importação da OS para a NFS-e
Acesse o Gdoor, no módulo “NFS-e”.
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Clique no menu “Importar OS Ótica” na barra lateral, localize e selecione a ordem de serviço e clique em “Importar”.
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Finalize o lançamento da nota e transmita.
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Importação da OS para a NF-e
Acesse o Gdoor, no módulo “Faturamento”, clique no botão “Novo” para iniciar o lançamento de uma nota.
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Clique no menu “Ótica”, selecione a OS desejada e clique em “Importar”.
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Finalize o lançamento da nota e transmita.
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Importação da OS para o PDV (NFC-e, pré-venda gerencial, ECF ou nota manual)
Acesse o PDV (NFC-e, pré-venda gerencial, ECF ou nota manual). Clique no menu “Importar” na barra lateral e em seguida no botão “Ótica OS”.
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Localize e selecione a ordem de serviço e clique em “Importar”.
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Finalize o lançamento da venda.
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Relatórios
Acesse o módulo “Relatórios” no Gdoor.
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Clique no menu de “Cadastros”, siga até “Clientes” e escolha o relatórios de “Receitas por cliente”.
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Selecione as opções de filtros e clique em “Gerar relatório”.
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Veja o exemplo de relatório gerado:
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