Ótica – Ordem de serviço

Listamos neste tópico como utilizar o módulo destinado ao registro das ordens de serviço para óticas no sistema Gdoor.

Introdução ao módulo

O módulo para óticas foi desenvolvido para facilitar a gestão de receitas, ordens de serviço e produtos em óticas. Neste tutorial, abordaremos o funcionamento completo do módulo, desde os cadastros necessários, até a emissão de ordens de serviço, movimentação de estoque e controle financeiro.

Se o módulo já estiver ativo, ele aparecerá na tela. Caso contrário, entre em contato com o suporte técnico para ativá-lo.

Cadastro do médico/optometrista

Acesse o sistema Gdoor e o módulo “fornecedores”.

Na tela de cadastro, além de inserir todos os dados, marque o checkbox “médico”.

Para realizar o cadastro dos dados do fornecedor automaticamente, insira o CNPJ do fornecedor e clique no ícone da “patinha”.

Cadastro de receitas

A tela de cadastro de receitas óticas permite que insira e organize as informações das receitas prescritas. Vamos detalhar cada campo presente nesta tela:

No módulo de “Clientes” no Gdoor, acesse o cadastro do cliente correspondente a receita e clique no botão “Receitas Óticas”.

Uma listagem com todas as receitas cadastradas para o cliente será apresentada, contendo uma descrição, a data do exame, a data de validade e o nome do médico/optometrista.

Na parte inferior desta tela, estão disponíveis os botões:

Ficha: acessa os dados de cadastro da receita selecionada;
Apaga: exclui o cadastro selecionado;
Novo: permite o cadastro de uma nova receita.

Ao criar um novo cadastro de receita, veja os campos disponíveis:

Descrição: nome ou identificação da receita.
Data do exame: data em que o exame foi realizado.
Data de vencimento: data de validade da receita.
Médico/optometrista: nome do profissional que realizou o exame. Localize ou cadastre o médico responsável pela receita.

Ao cadastrar uma nova receita, o sistema preenche automaticamente a data do exame com a data atual e a data de vencimento com um ano após a data do exame.

Informações das lentes do óculos

Esses campos abrangem as informações de:

Olho direito (OD)
Olho esquerdo (OE)

Para cada um deles, os seguintes valores devem ser preenchidos:

Esférico: refere-se ao grau da lente esférica necessária para corrigir a miopia ou hipermetropia.
Cilíndrico: correção necessária para astigmatismo.
Eixo: indica a orientação do cilindro em graus.
Altura: altura do centro ótico das lentes.
DNP (Distância Naso Pupilar): medida da distância entre as pupilas para garantir que o centro das lentes esteja corretamente alinhado.
Adição: indica que, além da miopia ou hipermetropia, o paciente precisa de alguns graus adicionais para conseguir enxergar de perto com nitidez. Isso é chamado de presbiopia e é também conhecido como vista cansada.
Observações: qualquer anotação adicional relevante pode ser registrada neste campo.

Imagem ou pdf da receita

Adicione a receita do cliente nos formatos “.png”, “.jpg”, “.jpeg”, “.bmp” e “.pdf”. As funções dos botões são:

Câmera: acessa a câmera instalada no seu computador para registrar a imagem;
Imagem: permite adicionar o arquivo salvo no computador;
Excluir: exclui o arquivo salvo.

Clique na imagem da receita dentro do quadro para ampliar na tela.

Rodapé da tela de cadastro de receitas

Na parte inferior da tela, as opções de ações incluem:

Listagem: exibe todas as receitas cadastradas;
Editar: modificar uma receita existente;
Novo: lançar uma nova receita;
Desfazer: reverter alterações feitas;
Salvar: salvar a receita cadastrada;
Apagar: excluir a receita;
Replica: utilizar a receita atual como base para outra.

Configurações

Realize as configurações no sistema para que o módulo se comporte como melhor lhe atender. Acessando o Gdoor, clique no módulo de configurações.

Menu de Notificações

Marque quais notificações referente às receitas devem ser exibidas na tela do Gdoor.

Menu Ótica

Configure os campos do submenus diversos e impressão:

Diversos:

Informe um intervalo padrão para a data de entrega em dias;
Selecione um laboratório padrão para o envio das ordens de serviço.

Impressão:

Selecione o modelo de folha A4 ou 40 colunas (bobina) para a impressão das ordens de serviço.

Menu de Cadastro de Usuários

Acesse o cadastro do colaborador e marque as permissões para acesso ao módulo.

Menu E-mail

Configure os dados para possibilitar o envio da OS por e-mail. No menu “E-mail”, clique na aba “Ótica OS” e cadastre as informações.

Caso já possua a configuração do envio de e-mail para notas, clique na aba NF-e e no botão “replicar configuração”. Assim, todos os módulos serão cadastrados com as informações de envio da NF-e.

Caso ainda não tenha configurado, clique aqui para acessar o tutorial explicando como configurar o servidor SMTP para envio do e-mail no Gdoor.

Menu WhatsApp

Configure uma mensagem padrão que será enviada ao cliente no momento em que clicar no botão “WhatsApp” dentro da ordem de serviço.

Além da mensagem configurada, serão encaminhados também os dados da ordem de serviço.

Tela principal

No sistema Gdoor, clique no menu “Ótica”.

Ao acessar o módulo para óticas será exibida é a listagem de ordens de serviço já registradas para os clientes.

Listagem

A listagem exibe todas as ordens de serviço cadastradas com diversos campos com informações para facilitar a localização da ordem desejada.

Cadastro de laboratórios

O sistema permite realizar um cadastro dos laboratórios, a fim de agilizar a digitação da OS. Clique no botão “Laboratórios”, na parte inferior da tela e em seguida no botão “Novo”.

Digite todos os dados do laboratório e clique em salvar.

Para realizar o cadastro do laboratório automaticamente, insira o CNPJ e clique no ícone da “patinha”.

Filtros

Os filtros permitem refinar a busca. Estão disponíveis os seguintes filtros:

Tipo data: escolha entre a data de abertura, a previsão de entrega ou a data de entrega;

Data inicial: define a data inicial do período que será filtrado;
Data final: define a data final do período que será filtrado;
Status: este campo permite ao usuário filtrar as ordens de serviço com base no status atual delas. Escolha entre mostrar todas as ordens ou de acordo com o status pendente, enviada para laboratório, aguardando retirada, entregue ou faturado.

Lançamento da ordem de serviço para ótica

A tela de lançamento é organizada em seções para facilitar o preenchimento.

Cabeçalho da ordem de serviço

No cabeçalho da ordem de serviço estão distribuídos os seguintes campos:

Nº da OS: código gerado automaticamente para identificação;
Data/hora de abertura: data e hora em que a ordem foi aberta;
Previsão de entrega: a previsão de entrega do serviço conforme o número de dias cadastrado nas configurações;
Data/hora entrega: campo em branco, aguardando ser preenchido após a conclusão da OS;
Atendente: este campo apresenta os vendedores cadastrados no sistema. Escolha como localizar o vendedor: por nome, código ou senha do vendedor;
Situação da OS: selecione a situação da OS de acordo com os status pendente, enviada para laboratório, aguardando retirada, entregue ou faturado.

Cliente

Na seção de cliente, localize o cadastro e confirme ou cadastre um novo cliente relacionado à ordem de serviço.

Produtos/Serviços

Esta seção permite adicionar itens como armações, lentes e outros serviços específicos. Após selecionar o produto ou serviço por meio da descrição, código interno ou código de barras, clique no botão “incluir”.

Receita

Ao selecionar a receita desejada serão importados os dados cadastrados anteriormente no cadastro do cliente.

Verifique a data de validade antes de clicar na receita. Receitas dentro do prazo de validade serão apresentadas com a data em verde. Já as receitas vencidas serão apresentadas na cor vermelha.

Após clicar na receita desejada, confirme a importação para a OS.

Se necessário, clique no botão “Cadastro de Receitas” e inclua uma nova receita para o cliente.

Armação

Nesta aba, são inseridos os dados referentes à armação dos óculos. Estão disponíveis os campos:

Armação própria (sim/não): indica se a armação foi trazida pelo cliente (própria) ou se será fornecida pela ótica;
Segue armação (sim/não): define se o cliente está utilizando a mesma armação anterior;
Tipo de armação: escolha entre as opções de tipos de armação, como “friso/fio de nylon”, “furo/parafuso”, metal ou zilo acetato;
Aro: medida do aro da armação, em milímetros;
Ponte: medida da ponte (parte central que conecta as duas lentes), em milímetros;
Aro + ponte: soma das medidas do aro e da ponte, em milímetros;
Maior diagonal: refere-se à diagonal máxima da lente ou do aro, medida em milímetros;
Altura vertical: altura da lente da armação, em milímetros;
Distância pupilar: a distância entre as pupilas do cliente, usada para ajustar a posição das lentes na armação;
Altura do centro ótico (CO): mede o alinhamento das lentes com os olhos do cliente, separado em “longe” (OD – olho direito, OE – olho esquerdo) e “perto” (OD/OE), em milímetros.

Lente

Aqui, são preenchidas as informações referentes às lentes dos óculos. Estão disponíveis os campos:

Descrição da lente: informe uma descrição para a lente;
Coloração: informe se há algum tipo de coloração ou tonalidade na lente.;
Tratamento: tipo de tratamento aplicado à lente, como “easy clean”, “no-risk”, “optkot” ou “outros”;
Tipo: define se a lente é “pronta” (pré-fabricada) ou “surfaçada” (feita sob medida);
Material: material da lente, com opções como “policarbonato”, “resina” ou “trivex”. Cada material tem suas propriedades, como durabilidade e peso.

Informações adicionais

Nesta aba, são inseridas informações extras relacionadas à ordem de serviço. Estão disponíveis os campos:

Local de montagem: escolha entre “loja” (a montagem das lentes será feita na própria ótica) ou “laboratório” (montagem feita em laboratório externo);
Cliente possui receita (sim/não): confirma se o cliente trouxe a receita para a confecção das lentes;
Laboratório: selecione um dos laboratórios cadastrados anteriormente;
Observações gerais: campo aberto para inserir quaisquer observações adicionais sobre o serviço, como detalhes específicos do pedido do cliente ou instruções especiais para a fabricação ou ajuste dos óculos.

Rodapé

Os botões disponíveis no rodapé da nota não ficam sempre ativos ao mesmo tempo e podem depender de alguma ação para ativar.

Listagem: volta para a listagem das ordem de serviço;
Editar: para modificar uma receita existente;
Novo: abre uma nova ordem de serviço para iniciar o lançamento;
Desfazer: desfaz o que ainda não foi salvo durante o lançamento;
Apagar: permite apagar a ordem de serviço, desde que não tenha realizados movimentação de estoque ou financeiro;
Replicar: permite utilizar a ordem de serviço atual como base para outra.
Imprimir: escolha se deseja imprimir tudo, somente a via do cliente ou somente a via do laboratório;
WhatsApp: escolha se deseja enviar uma mensagem de texto, enviar link do documento (o qual permite que o cliente baixe o arquivo da ordem de serviço) ou abrir uma conversa com o cliente. Esse botão aciona a função do WhatsApp Web;
E-mail: Ao clicar no botão, informe o endereço de e-mail para enviar a via do laboratório.
Salvar: salva os dados gerando uma impressão da ordem de serviço automaticamente.

Após imprimir a OS, salvar ou fechar a janela, será solicitado se deseja alterar o status da OS para “enviado laboratório”.

Ao confirmar o envio para o laboratório, informe também se deseja enviar a via do laboratório por e-mail.

O e-mail será enviado automaticamente, desde que tenha cadastrado o “e-mail do laboratório” e configurado o “servidor de e-mail” e

Pagamento

Mostra o valor total do pagamento da nota e as formas de pagamento cadastradas nas configurações do Gdoor. Por padrão será utilizada a forma de pagamento dinheiro.

Para selecionar uma forma de pagamento diferente, clique no X ao lado da coluna “valor”, selecione a nova forma de pagamento de clique em “adicionar (+)”.

Prazo

Caso a forma de pagamento escolhida seja “prazo“, o sistema irá mostrar a tela para fazer a condição de pagamento parcelado.
Escolha a quantidade de parcelas que deve ser gerada, intervalo de dias entre as parcelas, carência, o melhor dia para o acerto, a conta bancária e clique no botão “gerar parcelas”.

Se necessário, escolha o tipo de “documento de cobrança a ser gerado” e finalize clicando em “confirmar”.

Movimentar/estornar estoque

Ao clicar em movimentar estoque e confirmar o processo, acontece a baixa do produto no estoque. Clicando em estornar estoque, o produto volta para estoque.

Gerar/estornar financeiro

Clique no botão “gerar financeiro” para criar as contas a receber ou o registro no livro caixa, de acordo com as informações lançadas no menu pagamento (formas de pagamento e valores). E ao clicar em estornar financeiro os valores são estornados.

Importação das ordens para documentos de venda

Confira os procedimentos de importação das ordens de serviço para ótica nos módulos de venda.

Importação da OS para a NFS-e

Acesse o Gdoor, no módulo “NFS-e”.

Clique no menu “Importar OS Ótica” na barra lateral, localize e selecione a ordem de serviço e clique em “Importar”.

Considere algumas informações sobre a importação:
– É possível localizar a OS por número, nome do cliente ou manualmente na listagem;
– Existem filtros no cabeçalho da janela que podem facilitar a localização da OS;
– Serão importados somente os serviços;
– Quando houverem lançamentos de produtos e serviços, os dados dos pagamentos não serão importados.

Finalize o lançamento da nota e transmita.

Importação da OS para a NF-e

Acesse o Gdoor, no módulo “Faturamento”, clique no botão “Novo” para iniciar o lançamento de uma nota.

Clique no menu “Ótica”, selecione a OS desejada e clique em “Importar”.

Considere algumas informações sobre a importação:
– É possível localizar a OS por número, nome do cliente ou manualmente na listagem;
– Existem filtros no cabeçalho da janela que podem facilitar a localização da OS;
– Selecione se a nota deve importar somente os produtos, somente os serviços ou se pode importar ambos.

Finalize o lançamento da nota e transmita.

Importação da OS para o PDV (NFC-e, pré-venda gerencial, ECF ou nota manual)

Acesse o PDV (NFC-e, pré-venda gerencial, ECF ou nota manual). Clique no menu “Importar” na barra lateral e em seguida no botão “Ótica OS”.

Localize e selecione a ordem de serviço e clique em “Importar”.

Considere algumas informações sobre a importação:
– É possível localizar a OS por número ou manualmente na listagem;
– Por padrão, serão importados somente os produtos.

Quando a empresa estiver autorizada a emitir produtos e serviços no PDV, acesse as “configurações” e no menu “vendas”, selecione o CFOP para serviços.

Se necessário, realize o cadastro do CFOP no Gdoor antes de selecionar.

Consulte a contabilidade em caso de dúvidas sobre os cadastros.