Gdelivery – Gerenciamento de entregas

Listamos neste tópico o funcionamento do Gdelivery – Gerenciamento de entregas disponível no Gfood Service.

Introdução ao módulo

O gerenciamento de entregas é um processo que envolve a coordenação do recebimento e distribuição de pedidos de alimentos e bebidas aos clientes.

O cliente pode fazer um pedido via WhatsApp ou os lançamentos podem ser feitos diretamente na tela do Gfood.

Ao receber o pedido, a empresa o aceita e realiza o acompanhamento até a entrega. Todo esse processo pode ser acompanhado por uma “timeline”, mostrando o tempo desde o aceite até a entrega do pedido.

O cálculo do valor do frete é realizado de forma automática, desde que os clientes e as taxas de entrega estejam devidamente cadastrados.

Disponível apenas para quem utiliza o Gfood Service.

Para cada alteração no status dos pedidos, serão enviadas notificações personalizáveis ao cliente, mantendo-o informado de cada etapa de produção e entrega.

Com a utilização dos filtros na tela principal, é possível selecionar mais de um bairro para entrega, organizando assim uma única rota para determinado entregador.

Por fim, emita relatórios sobre as entregas realizadas por cada entregador.

Liberar permissões ao usuário

Para começar a usar o gerenciamento de entregas, acesse as configurações do sistema Gdoor.

No menu de cadastro de usuários, acesse o cadastro do colaborador, clique na aba “outros programas” e marque as permissões referentes às informações que esse usuário terá acesso.

Cadastro de entregadores

Cadastre os entregadores no módulo da transportadora.

Além dos dados solicitados para o cadastro, marque a opção “entregador”.

Ativar Ghub e Gdelivery(WhatsApp delivery)

O Ghub é uma API para sincronização de diversos dispositivos Gdoor: Gped, Gfood service, Gcoletor, Gweb e Gdoor desktop. Clique aqui para acessar o tutorial de ativação do Ghub.

Após ativar o Ghub, siga até a opção Gfood Service, ative e configure o Gdelivery (WhatsApp delivery).

Na seção do Gdelivery (WhatsApp delivery), lembre-se de salvar o link ou cópia do QR Code para enviar aos clientes.

Configurações Gfood – Menu supervisor (F9)

Acesse o Gfood, clique no menu supervisor (F9) no canto inferior esquerdo da tela para acessar as configurações do gerenciamento de entregas.

Configurações

Acesse o menu configurações.

Na aba “Gerais”, localize as configurações no canto inferior direito da tela e ajuste conforme a necessidade:

• Trabalhar com tele-entrega: marque esta opção para permitir selecionar as demais opções e para que a tele-entrega esteja disponível em seu sistema;
• Incluir gorjeta no tele-entrega: marque a opção para que o valor gerado como gorjeta do garçom seja cobrado na entrega;
• Trabalhar com taxa de tele-entrega: marque a opção para permitir o cálculo da taxa de tele-entrega;

Realize o cadastro dos bairros e taxas de entrega para calcular automaticamente a entrega.

• Definir pedido como entregue ao concluir a venda: com esta opção marcada, ao importar a entrega para uma pré-venda gerencial ou a NFC-e e concluir, o status da entrega será alterado automaticamente para “entregue” no gerenciamento de entregas;
• Incluir tele-entrega na gestão de entregas: marque esta opção para que as entregas lançadas no Gfood sejam registradas no gerenciamento de entrega;
• Aceitar pedidos automaticamente: com esta opção marcada, os pedidos serão listados no gerenciamento de entregas diretamente com o status “em preparo”;
• Imprimir conferência ao indicar o entregador: marque essa opção para imprimir uma conferência do pedido quando o entregador for selecionado para a entrega;
• Modo de trabalho na tele-entrega: escolha se o estabelecimento trabalhará somente com entrega, somente com retirada de pedidos ou de ambas as formas;

• Emitir som ao chegar novos pedidos: escolha um arquivo de som no formato “.wav” que será tocado quando novos pedidos forem registrados no sistema.

O som será executado apenas no computador onde o arquivo de som foi selecionado.

Somente será possível selecionar um arquivo no formato “.wav”.

Na aba “Periféricos”, selecione a impressora responsável pela impressão das conferências das entregas.

Após ajustar todas as configurações, clique em “salvar”.

Horários de funcionamento

Acessando a opção de “horários de funcionamento”, informe ao sistema os dias e horários que o estabelecimento estará aberto.

Veja exemplos de horários de funcionamento do estabelecimento:

• Aberto em meio período: no dia de “domingo”, além de marcar o estabelecimento como “aberto”, clique em “adicionar horário” para informar o período desejado. Neste exemplo, o estabelecimento estará aberto apenas meio período;
• Aberto em mais de um período: no dia de “segunda”, além de marcar o estabelecimento como “aberto”, clique em “adicionar horário” para informar todos os períodos desejados. Utilize esta opção sempre que o estabelecimento tiver horários de “intervalos” (almoço, jantar, etc.);
• Aberto em período integral: no dia de “terça”, o estabelecimento estará aberto durante todos os períodos. Para isso, utilize o botão e alterne entre “aberto” e “fechado”;
• Fechado no dia: no dia de “quarta”, o estabelecimento estará fechado durante todos os períodos. Para isso, utilize o botão e alterne entre “aberto” e “fechado”;
• Aberto sem fechar ao meio dia: no dia de “quinta”, o estabelecimento estará aberto até um determinado horário sem fechar ao meio-dia.

Caso precisar fechar a loja por algum motivo mantendo as configurações de dias e horários, clique no primeiro botão da tela e deixe sua loja bloqueada até fazer o desbloqueio.

A loja pode ser aberta ou fechada clicando no canto superior direito da tela principal do gerenciamento de entregas.

WhatsApp

Acesse a opção para configurar as mensagens que serão enviadas aos clientes e o acesso do WhatsAppweb que receber.

Essa configuração deve ser realizada apenas no servidor onde está o banco de dados do sistema Gdoor.

Para cada status dos pedidos, uma mensagem pode ser configurada.

Mantenha o botão habilitado para disparar as mensagens automaticamente aos clientes de acordo com o suatus dos pedidos.

• Recebido: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido foi recebido e estará disponível para acompanhamento;
• Recusado: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido foi recusado. Caso o estabelecimento optar por encaminhar um motivo padrão, escreva a mensagem seguindo o padrão substituindo a informação <motivo> e digitando o que quer que o cliente receba quando o pedido for recusado;
• Cancelado: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido foi cancelado. Caso o estabelecimento optar por encaminhar um motivo padrão, escreva a mensagem seguindo o padrão substituindo a informação <motivo> e digitando o que quer que o cliente receba quando o pedido for cancelado;
• Em preparo: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido está em preparo;
• Aguardando retirada: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido está pronto para retirada no balcão;
• Aguardando entregador: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o estabelecimento está aguardando um dos entregadores retirar o pedido para fazer a entrega;
• Saiu para a entrega: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido está a caminho;
• Entregue: cadastre uma mensagem que o cliente receberá, indicando que o pedido foi entregue.

Clique no botão “Conectar ao WhatsApp” para gerar o QR Code.

No primeiro acesso a conexão, um aplicativo será baixado. Siga as instruções em tela para a instalação do aplicativo.

No aplicativo WhatsApp no celular, acesse os “três pontos” no canto superior direito da tela e siga até “dispositivos conectados”. Clique no botão “conectar dispositivo” e aponte a câmera do celular para o Qr Code gerado no sistema.

Aguarde estabilizar a conexão e clique em salvar para fechar a tela.

O ícone do WhatsApp deve aparecer sempre ao lado do relógio na tela do computador. Acessando a API WhatsApp, marque a opção “iniciar com o windows” para que esteja conectado sempre que o computador for iniciado.

Entrega

Cadastre os bairros da cidade com o respectivo valor da entrega.

Bairro

Selecione a opção bairro para que o cálculo das entregas seja feito por meio das taxas cadastradas para cada bairro.

Clicando no botão “cadastrar bairro”, informe o cadastro dos seguintes campos:

• Entregar: utilize esta opção para informar ao sistema se as entregas serão feitas ou não para o bairro. Selecionando a opção “não”, ocorre o bloqueio de entregas para o bairro até que ocorra uma nova liberação;
• Nome do bairro: cadastre o nome do bairro de forma correta;
• UF: selecione o Estado;
• Cidade: selecione a cidade;
• Dividir bairro: marcando está opção, informe um ponto de referência para o endereço do cliente, assim poderá cadastrar valores diferentes para o mesmo bairro.
• Valor da entrega: informe o valor que custará a entrega no bairro cadastrado;
• Pedido mínimo: informe um valor mínimo de pedido para que ocorram entregas nesse bairro.

Para finalizar o cadastro clique em “confirmar”.

Selecione o bairro desejado e clique no botão “cadastrar referência”. Ao cadastrar pontos de referência, informe valores diferentes para as entregas dentro do mesmo bairro.

Clicando no botão “importar bairros”, selecione a cidade e clique em “procurar”.

Os bairros da cidade serão listados, permitindo assim o cadastro de todos de uma vez clicando no botão para “confirmar”.

No botão de edição, ao lado direito do bairro, ajuste o valor da entrega, pedido mínimo e demais informações.

Caso prefira, pode permitir que entregas sejam efetuadas em bairros não cadastrados no sistema, informando também um valor padrão para as entregas.

Gerenciamento de entregas – Tela principal

Essa tela ajuda você a ver, confirmar, preparar, e entregar pedidos de forma organizada e fácil. Tudo é atualizado automaticamente e poderá se comunicar com os clientes facilmente.

Para acessar a tela principal do Gerenciamento de Entregas, clique na aba dentro do Gfood.

Filtros

Ao abrir a tela, você verá uma lista de todas as entregas programadas para o dia atual. Por padrão, a data atual é exibida.

Esse filtro permite múltiplas opções, possibilitando, por exemplo, criar uma rota de entrega para um entregador e selecionar mais de um bairro que ele deve atender.

Conheça todas as opções de filtros:

• Data e hora inicial/final: defina o período desejado;
• Opções pré-definidas: clique no ícone do calendário e escolha entre uma das opções pré-definnidas de filtro dos pedidos de hoje, das últimas 6 horas, das últimas 12 horas, das últimas 24 horas ou do dia de ontem;
• Nº pedido: o número do pedido está disponível em uma coluna na tela principal ou na aga “entregas”. É possível selecionar mais de um número de pedido para o filtro;
• Cliente, Bairro, Entregador e Status: selecione múltiplas opções para personalizar a visualização das entregas.

Para limpar os filtros, clique no X.

Ícone do olho

Clicando nesse botão será possível acompanhar o valor total dos pedidos em tela.

Lembre-se de liberar a permissão necessária nas Configurações.

Online/offline

Certifique-se que sempre esteja online a comunicação com o WhatsApp.

Para isso, verifique no canto direito inferior da tela do computador (ao lado do relógio) se é apresentado o ícone do WhatsApp e se ele está com o status “conectado” (ficando assim o botão com a descrição “desconectar”).

Loja aberta/fechada

O status da loja será apresentado de acordo com as configurações de horários nas configurações do Gfood. Nesta seção, vé possível abrir ou fechar o restaurante manualmente.

A tela é atualizada automaticamente a cada 30 segundos para verificar se o restaurante está aberto ou fechado. A última atualização é mostrada no canto superior da tela.

Pedidos recebidos

Os novos pedidos serão apresentados por ordem de chegada no lado esquerdo da tela principal. Esta seção possui um contador que mostra quantos pedidos ainda estão pendentes.

Ao receber um pedido o aviso sonoro configurado anteriormente é acionado e se repete por 3 vezes a cada 40 segundos até que o pedido seja aceito ou recusado.

• Confirmar: clicando em “confirmar”, a empresa aceita o pedido e o status dele muda para “em preparo”.

Dependendo das configurações nas opções do seu Gfood monitor o pedido será impresso automaticamente nas impressoras configuradas da cozinha e tele entrega.

Dependendo das configurações do seu Gfood monitor o pedido será impresso automaticamente nas impressoras configuradas da cozinha e tele entrega. Clique aqui para acessar o tutorial e configurar as impressões dos pedidos.

• Recusar: se o pedido não puder ser feito, clique em “recusar”. Na caixa de mensagem apresentada, informe o motivo e clique em “enviar”.

O cliente receberá a mensagem de recusa do pedido com esse “motivo”.

Tipos de status

Utilizar diferentes status ajudará bastante na organização e preparação dos pedidos.Vamos ver como cada status funciona:

• Em preparo: ao confirmar o pedido seu status muda para “em preparo”;
• Recusado: status apresentado para pedidos que foram recusados, explicado anteriormente.
• Cancelado: status apresentado para pedidos que foram excluídos pelo PDV. Veja o processo completo conforme avançar este tutorial.
• Aguardando retirada: para os clientes que optarem pela retirada ao fazer o pedido, após marcar o pedido como pronto ele ficará aguardando retirada até que seja entregue.
• Aguardando entregador: para os clientes que optarem pela entrega ao fazer o pedido, após marcar o pedido como pronto ele ficará aguardando entregador até que seja entregue.
• Saiu para entrega: quando os pedidos estiverem com status aguardando entregador, assim que o estabelecimento definir o entregador o status do pedido será alterado para saiu para entrega.
• Entregue: marque como entregue os pedidos retirados pelos clientes ou os pedidos entregues pelo entregador.

Detalhes do pedido

Com um duplo clique no pedido desejado, todos os detalhes do pedido serão apresentados na tela. Os botões disponiveis na parte inferior da janela serão apresentados conforme o status do pedido.

• Marcar como pronto: utilize este botão para alterar o status do pedido de “em preparo” para “aguardando entregador” ou “aguardando retirada”.

• Definir entregador: utilize este botão para selecionar o entregador e alterar o status do pedido de “aguardando entregador” para “saiu para entrega”.

• Marcar como entregue: utilize este botão para alterar o status do pedido de “saiu para entrega” ou “aguardando retirada” para “entregue”.

• Imprimir pedido (Ctrl + P): este botão está disponível para qualquer status do pedido. Clique nele para imprimir uma cópia do pedido.

Na aba detalhes confira a “time line” com o tempo de acompanhamento do pedido desde o seu recebimento até a entrega.

Outros botões da tela principal

Ao lado direito de cada pedido fica disponível dois botões:

• WhatsApp: permite enviar mensagens para os clientes via WhatsApp;

• Cloche (bandeja com tampa): marcar o pedido como “pronto”.

Os botões da parte inferior da tela tem a mesma função explicada acima com o duplo clique no pedido. Veja:

• Definir entregador (Ctrl+E): utilize este botão para definir o entregador que levará o pedido. Para acionar este botão os pedidos selecionados na tela devem conter os status “aguardando entregador”.
• Marcar como entregue (Ctrl+M): utilize este botão para alterar o status do pedido de “saiu para entrega” ou “aguardando retirada” para “entregue”.
• Imprimir pedido (Ctrl + P): este botão está disponível para qualquer status do pedido. Clique nele para imprimir uma cópia do pedido.

Tempo estimado (hora/minuto)

Defina manualmente o tempo que leva para o cliente ter seu pedido entregue ou o tempo de retirada do pedido na loja.

Cancelar um pedido

Para cancelar um pedido, acesse o PDV (Ponto de Venda), selecione a entrega e clique em “excluir (F4)”.

Digite o motivo do cancelamento e clique em “enviar”.

Assim, o cliente receberá uma mensagem com o motivo informado.

Relatórios

No Gdoor, acesse o módulo de relatórios, clique no menu Gfood e escolha a opção

Utilize os filtros por data, entregador ou situação do pedido para obter informações detalhadas.

Veja um exemplo de relatório gerado.

Exemplo de um pedido feito por cliente

Clique aqui para acessar o passo a passo de um pedido feito no Gdelivery(WhatsApp delivery).

Vantagens da utilização do gerenciamento de entregas

A utilização do Gerenciamento de Entregas – Gfood Service oferece diversos benefícios para empresas que realizam entregas, como maior eficiência na gestão de pedidos, melhor experiência do cliente, redução de custos e geração de relatórios detalhados.

• Automatização do processo de entrega: o sistema calcula automaticamente o valor do frete, desde que os clientes e as taxas de entrega estejam devidamente cadastrados, o que reduz erros manuais e aumenta a eficiência.
• Notificações personalizáveis: a ferramenta permite enviar notificações personalizáveis aos clientes em cada etapa do pedido, mantendo-os informados e melhorando a experiência do cliente.
• Roteirização inteligente: com o uso de filtros, é possível selecionar múltiplos bairros e organizar uma única rota para um entregador, otimizando o tempo e recursos de entrega.
• Relatórios detalhados: a emissão de relatórios sobre as entregas realizadas por cada entregador permite um acompanhamento detalhado do desempenho e eficiência das entregas.
• Integração com WhatsApp: a ativação do WhatsApp delivery via Ghub facilita a comunicação direta com os clientes, melhorando a interação e atendimento.
• Flexibilidade nas configurações: as várias opções de configuração permitem adaptar o sistema às necessidades específicas do estabelecimento, como horários de funcionamento, modos de entrega e inclusão de gorjeta.
• Gestão de status de pedidos: utilização de diferentes status para os pedidos (em preparo, aguardando retirada, aguardando entregador, saiu para entrega, entregue) ajuda na organização e monitoramento das entregas.
• Gerenciamento centralizado: a tela principal do Gerenciamento de Entregas oferece uma visão clara e centralizada de todos os pedidos, facilitando a gestão e tomada de decisões.
• Facilidade na inclusão de entregadores: o cadastro de entregadores é simplificado e integrado com o módulo da transportadora, facilitando a gestão de pessoal.
• Acompanhamento em tempo real: a time line do pedido mostra o tempo desde o aceite até a entrega, proporcionando uma visão clara do andamento de cada entrega.